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会议接待流程-黑龙江省松花江国际旅行社
信息来源:  发布日期:2016-08-29 14:11:29 浏览量:5

会议资料准备

1:会议资料:由主办单位提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会
人数印刷。
2:会议资料(主办单位提供)
3:领导发言稿(主办单位提供)
4:《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
5:项目执行情况资料(主办单位提供)
6:展板所属图片(主办单位提供)
7:广告牌设计稿
8:欢迎布标、会议室布标
9:会议礼品(按参会人数准备)
10:会议代表证

设备及设施准备

1.桌椅、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、茶水
桌椅是最基本的设备,可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型,如果参加会议的人数较多,一般应采用报告型,不需要准备座位牌,如果参加会议的人比较少,一般采用圆桌型,并且要制作座位牌,即名牌,让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要,一般采用能重复使用的桌面智能终端,推进无纸化的进程,真正体现绿色会议,智能会议的需要。
会议上的茶水饮料最好准备矿泉水,因为每个人的口味不一样,有的人喜欢喝茶,有的人喜欢喝饮料,还有的人喜欢喝咖啡,所以如果没有特别的要求,矿泉水是最能让每个人都接受的选择。
2.签到簿、名册、会议议程
签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少,分别是谁,一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席,另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料,加深了解,彼此熟悉。
3.黑板、白板、笔
在有的场合,与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图,从而说明问题,而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外,粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各种视听器材
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备,给人们提供了极大的方便。在召开会议前,必须先检查各种设备是否能正常使用,如果要用幻灯机,则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来,有时需要立即把会议的结论或建议打印出来,这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
5.资料、样品
如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时,单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的,如果给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。
6.会标、背景板、展板
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果,许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面),特别是一些特殊的如党代会等,采用喷绘背景板,可将党徽、旗帜等喷绘在画面上,从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时,一定要注意采用环保材料,否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为,对与会者,尤其是主席台就坐人员身体健康不利。

会前准备工作

1:根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按部落实到位。
2:据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水果种类及特殊安全保卫工作。
3:提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及服务到位情况。
4:提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌商家展板及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄影、摄像设备,人员的准备。
5:与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全
隐患的发生。
6:医疗保障,配备医疗人员,解决突发事件。提前购买常备药品,种类包括:感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括:体温表、听诊器、手电筒、棉签等。及时联系就医。
7:在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
四:会议其它费用开支预算
1:代表证2:广告牌3:展板4:用车5:宴会标准6:水果7:纪念品8:资料打印、复印9:照相、摄像10:其它

人员安排

1:根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员,财务人员,票务,考察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)
2:会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务
3:摄影组:根据会议需求安排摄影人员
4:车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动的车辆。
5:旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服务
6:生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表会议期间的生活服务

会议接站

会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门出站口,一块设在提取行李出口处。火车站或者飞机场设一块醒目接站牌。

会议报到

1:在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”“签到处”
2:报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
3:提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求。
4:根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券
5:代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存
6:当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表
7:会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表

会议期间

1:要求酒店落实叫早服务
2:准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行
3:会议室布置情况落实
4:安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
5:及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
6:与酒店公司财务人员协调好票据的开取
7:准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

会议结束工作

1:会议结算
1:我向会务给出书面报告,交会务组审核。并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误
2:向会务组提供所需发票
3:返还会务组附加的会议利润
2:会议返程
1:根据代表返程机、车票时间及方向,分批送站,我方承诺确保代表顺利返程
2:可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务,并向会务组赠送丽江特色精美礼品

发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,开具正式发票及酒店的住宿发票。


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